INCREASING OF EFFICIENCY REGULATION OF THE EMPLOYEES OF THE FEDERAL PENITENTIARY SERVICE OFFICIAL ACTIVITY
Rubrics: MAN: CRIME AND PUNISHMENT
Authors:
1.
Akademiya FSIN Rossii
Type:
Article
Pages:
from 220
to 225
Status:
Published
Received:
05.06.2019
Accepted:
28.06.2019
Published:
28.06.2019
Subject area:
UDK 343.83
Language:
Russian
Keywords:
the penal system, work with personnel, staff of the penal system, regulation
Abstract (English):
Regulation of work on a scientific basis is the most important means of improving the efficiency of the official activity of employees of the penitentiary system. Currently, the following types of regulations are used in the practice of management of institutions and bodies of the Federal penitentiary service: 1) the regulations established the organizational structure of management (sample and model structure, calculations of staff number); 2) documentation regulating personnel support (staff lists, documents of personnel records, etc.); 3) regulations relating to the methods of management (the set of rules of the correctional institution, internal labor regulations, job descriptions, regulations on structural units, etc.). The regulations stipulating the functions and techniques of management and their information support, which reducesthe performance of agencies and bodies of FPS activities are presented to a lesser extent. The use of the following types of regulations will contribute to the formation of an effective system of regulation of employees of the penitentiary system activity:regulations that established the management functions designed to improve the efficiency of the division and cooperation and staff service activities, their interactions (schemes of functional interactions of the structural units of the institution, a functional matrix of separation of duties in the structural units of the institution will clearly define, delineate and regulate the powers of the departments, officials and employees, to define the hierarchy of authority, to facilitate monitoring and coordination of the personnel activities, avoid unnecessary duplication of functions;regulations establishing the processes and technologies of management (summary map of the procedure, the structure of the complexity of the procedure, the operogram of the process, the organogram of the process, the document of the process, the logic and information scheme) will clearly define the algorithm for performing a wide range of tasks and functions facing institutions and bodies, to organize and specify the activities of departments, officials, employees and their interaction, to determine and fix the time of performance of specific service tasks and functions;the regulations establishing information support of management (schemes of information flows, schemes of document flow) will allow to define rational communications between sources and consumers of information, ways of its circulation, and also to define the exhaustive list of the input and output documents necessary for the solution of various service tasks.
Regulation of work on a scientific basis is the most important means of improving the efficiency of the official activity of employees of the penitentiary system. Currently, the following types of regulations are used in the practice of management of institutions and bodies of the Federal penitentiary service: 1) the regulations established the organizational structure of management (sample and model structure, calculations of staff number); 2) documentation regulating personnel support (staff lists, documents of personnel records, etc.); 3) regulations relating to the methods of management (the set of rules of the correctional institution, internal labor regulations, job descriptions, regulations on structural units, etc.). The regulations stipulating the functions and techniques of management and their information support, which reducesthe performance of agencies and bodies of FPS activities are presented to a lesser extent. The use of the following types of regulations will contribute to the formation of an effective system of regulation of employees of the penitentiary system activity:regulations that established the management functions designed to improve the efficiency of the division and cooperation and staff service activities, their interactions (schemes of functional interactions of the structural units of the institution, a functional matrix of separation of duties in the structural units of the institution will clearly define, delineate and regulate the powers of the departments, officials and employees, to define the hierarchy of authority, to facilitate monitoring and coordination of the personnel activities, avoid unnecessary duplication of functions;regulations establishing the processes and technologies of management (summary map of the procedure, the structure of the complexity of the procedure, the operogram of the process, the organogram of the process, the document of the process, the logic and information scheme) will clearly define the algorithm for performing a wide range of tasks and functions facing institutions and bodies, to organize and specify the activities of departments, officials, employees and their interaction, to determine and fix the time of performance of specific service tasks and functions;the regulations establishing information support of management (schemes of information flows, schemes of document flow) will allow to define rational communications between sources and consumers of information, ways of its circulation, and also to define the exhaustive list of the input and output documents necessary for the solution of various service tasks.
Keywords:
the penal system, work with personnel, staff of the penal system, regulation
the penal system, work with personnel, staff of the penal system, regulation
В настоящее время повышение уровня управляемости любой организацией на- ходится в зависимости от наличия регламентирующей документации по управлению персоналом. Разработка регламентов управленческой деятельности достаточно полно освещается в ряде научных изданий, где приводятся различные классификации регла- ментов и варианты их документального оформления, обосновывается необходимость и условия их применения [1, 2, 3]. Обоснованно считается, что регламентация является основным средством организации трудовой деятельности персонала, с помощью кото- рого обеспечивается достижение необходимых результатов. Несмотря на то что эффективная регламентация служебной деятельности пер- сонала является важной составной частью организации управления уголовно- исполнительной системы (УИС) и необходимым условием достижения ее стратегиче- ских целей, теоретические основы регламентации служебной деятельности работников УИС разработаны недостаточно подробно, а в ее практической реализации в подраз- делениях имеются определенные проблемы. В ходе инспектирования и контрольных проверок территориальных органов и обра- зовательных организаций ФСИН России, проведенных в 2014-2017 гг., установлено, что в целом организация их служебной деятельности позволяет достаточно эффективно осуществлять возложенные на них задачи. Однако в отдельных сферах деятельности УИС имеются упущения и нерешенные проблемы, основные причины которых связаны со слабым контролем со стороны территориальных органов за деятельностью учреж- дений, с низким уровнем их взаимодействия, некачественным проведением проверок работы учреждений, отсутствием схем и электронных сетей информационного обеспе- чения. Указанные недостатки приводят к увеличению числа сотрудников, уволенных по отрицательным основаниям, в связи с нарушением условий контракта и по собственно- му желанию; снижению уровня служебной и исполнительской дисциплины. Основными причинами нарушений являются личная недисциплинированность и неорганизованность сотрудников, что свидетельствует о недостатках в регламентации их деятельности. Многие из них могут быть устранены с прмощью мероприятий по совершенствованию регламентации служебной деятельности персонала (информационный обзор ФСИН России от 5 апреля 2016 г. № исх-02-18617; информационный обзор управления кадров ФСИН России от 19 июня 2017 г. № исх-7-38835). Представляется, что регламентация служебной деятельности на научной основе является важным инструментом повышения качества оперативно-служебной деятель- ности различных категорий сотрудников УИС. Проведенный анализ регламентирования служебной деятельности сотрудников УИС показал, что в практике управления учреждениями и органами ФСИН России наиболее широко распространены следующие виды регламентов. Регламенты, закрепляющие организационные структуры управления (например, типовые структуры и штатные расписания уголовно-исполнительной инспекции и ис- правительных центров, утвержденные приказами ФСИН России от 23 января 2012 г. № 24 и от 11 августа 2016 г. № 641, примерные структуры и расчеты штатной числен- ности начальствующего состава, рабочих и служащих исправительных учреждений, лечебно-профилактических учреждений, следственных изоляторов УИС, утвержденные приказом ФСИН России от 17 марта 2008 г. № 154). Документация, регламентирующая кадровое обеспечение учреждения (органа) УИС - штатные расписания, документы кадрового учета и т. п. Регламенты, относящиеся к методам организации управления, - устав испра- вительного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников УИС, положения о структурных подразделениях, инструкции (положения) по видам деятельности (например, положение об аттестации, положение о кадровом резерве) и др. Вместе с тем в значительно меньшей степени представлены регламенты, закрепля- ющие функции управления, определяющие технологии управления и их информацион- ное обеспечение, что вызывает ряд проблем в организации эффективного служебного взаимодействия между структурными подразделениями и персоналом учреждения (ор- гана) УИС, снижает результативность и повышает трудоемкость решения служебных вопросов. Например, вследствие нечеткого закрепления полномочий должностных лиц по выработке и согласованию управленческих решений часто существенно увеличива- ется время на их реализацию. Представляется, что формированию эффективной системы регламентирования служебной деятельности сотрудников УИС будет способствовать разработка и исполь- зование в практике управления учреждениями и органами ФСИН России следующих видов регламентов, целесообразность применения которых находит теоретическое и практическое обоснование: закрепляющие функции управления; определяющие процессы и технологии управления; устанавливающие информационное обеспечение управления. Рассмотрим содержание и назначение перечисленных регламентов предметно. Важ- ное значение в сфере регламентирования служебной деятельности персонала УИС име- ет ее четкое функционально-иерархическое разделение. Для повышения эффективно- сти разделения и кооперации служебной деятельности персонала УИС рекомендуется использовать два вида регламентов: схемы функциональных взаимосвязей структурных подразделений учреждения (органа) УИС и функциональные матрицы разделения служебных обязанностей в структурных подразделениях учреждения (органа) УИС. Эти ре- гламенты представляют собой детализацию таких управленческих документов, широко используемых в практике управления УИС, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников. Однако в отличие от последних предлагаемые регламенты позволят не только более четко определить задачи и функции структурных подразделений учреждения (органа) УИС, должностные обязанности персонала, но и упорядочить их взаимодействие, а также регламентировать и закрепить степень уча- стия структурных подразделений и должностных лиц в выполнении различных функций, возложенных на учреждение (орган) УИС, реализация которых предполагает служебное взаимодействие нескольких структурных подразделений и должностных лиц. Кроме того, предложенные регламенты в отличие от положений о структурных под- разделениях и должностных инструкций работников обладают свойством наглядности и позволяют увидеть функциональную структуру решения широкого спектра служебных вопросов, что значительно повышает их эффективность. Их применение позволит четко определить и разграничить служебные полномочия должностных лиц и сотрудников, определить иерархию полномочий, облегчить контроль и координацию деятельности персонала, не допустить неоправданного дублирования функций и т. п. Схема функциональных взаимосвязей структурных подразделений учреждения (органа) УИС предназначена для закрепления конкретных функций, возложенных на учреждение (орган) УИС, за конкретными структурными подразделениями и должност- ными лицами (руководителями). Этот документ также позволяет регламентировать их полномочия и обязанности в выполнении этих функций. Функциональная матрица разделения служебных обязанностей в структурных под- разделениях учреждения (органа) УИС предназначена для закрепления за сотрудни- ками одного структурного подразделения конкретных функций, возложенных на это подразделение. Этот документ позволяет регламентировать полномочия и обязанно- сти сотрудников в выполнении этих функций, а также функциональные взаимосвязи персонала внутри структурного подразделения. Таким образом, данный регламент по назначению во многом аналогичен схеме функциональных взаимосвязей, отличаясь от последнего уровнем детализации. Регламенты, относящиеся к процессу и технологии управления, наиболее подробно обоснованы и широко представлены в специальной литературе [1, 2, 3]. Применение в практике управления УИС данной группы регламентов позволит четко определить ал- горитм выполнения широкого спектра задач и функций, стоящих перед учреждениями и органами УИС, упорядочить и конкретизировать деятельность структурных подраз- делений, должностных лиц, сотрудников и их взаимодействие, определить и закрепить время выполнения конкретных служебных задач и функций, а также наглядно (пошагово) увидеть технологию выполнения различных процессов, что в конечном счете сможет снизить их трудоемкость. Следует также обратить внимание на то, что аналогов при- менения подобных регламентов в настоящее время в практике управления УИС нет. С учетом изложенного в практике управления учреждениями и органами ФСИН Рос- сии предлагается использование следующих видов регламентов, относящихся к про- цессу и технологии управления. Сводная карта процедур, предусматривающая детализацию отдельных процедур (функций) управления. В УИС данный регламент может применяться для детализации периодичности осуществления конкретных служебных функций, трудоемкости их вы- полнения и закрепления их за конкретным сотрудником. Структура трудоемкости процедур (операций), предназначенная для определения трудоемкости выполнения отдельных функций (операций), необходимых для реализа- ции конкретной процедуры, и общей трудоемкости процедуры. В УИС данный регламент может применяться для определения общего бюджета времени выполнения различ- ных служебных задач, детализации трудоемкости осуществления отдельных функций. В первую очередь речь может идти о реализации типовых, часто повторяемых процедур (например, подготовка кадрового резерва, статистических отчетов). Это может способ- ствовать снижению трудоемкости решения типовых служебных задач. Оперограмма процесса - один из самых распространенных регламентов управлен- ческого труда, представляет собой документ, устанавливающий последовательность выполнения операций (функций) по определенной процедуре с указанием конкретных исполнителей, затрат времени на выполнение каждой операции и используемых тех- нических средств. В УИС данный регламент может применяться для определения по- следовательности и трудоемкости выполнения операций (функций), необходимых для решения определенной служебной задачи, а также уточнения требуемого для этого взаимодействия. Органограмма - графическая модель распределения управленческих функций в организации (структурном подразделении). В УИС органограмма процесса может ис- пользоваться для распределения полномочий между структурными подразделениями учреждения (органа) УИС, должностными лицами (руководителями) и отдельными ис- полнителями в процессе решения определенной служебной задачи. Документограмма процесса (маршрутная схема документа) - регламент, устанав- ливающий маршрут подготовки и прохождения определенного документа внутри орга- низации с указанием сроков (продолжительности) и характера выполняемой работы по составлению этого документа. Документограмма процесса позволяет проследить логическую последовательность и связь этапов работы над конкретным документом, выявить случаи дублирования функций, совместить и унифицировать документы, не- сущие однородную информацию. В УИС она может использоваться для распределения ответственности между структурными подразделениями учреждения (органа), долж- ностными лицами (руководителями) и отдельными исполнителями в процессе подго- товки служебной документации и полномочий по ее согласованию. Применение этого регламента позволит существенно повысить эффективность работы по документирова- нию управленческих решений, подготовке различных отчетов, информация по которым предоставляется различными структурными подразделениями. Логико-информационная схема - позволяет установить сроки выполнения опе- рации (функции), исполнителей, входящую и выходящую информацию по каждой опе- рации (функции), а также взаимосвязь между отдельными операциями (функциями). Применение в практике управления УИС данного регламента повысит эффективность совместной служебной деятельности сотрудников как одного, так и различных струк- турных подразделений учреждения (органа) УИС. В специальной научной и методической литературе по упорядочению информаци- онного обеспечения систем управления приводятся разные варианты и формы регла- ментирования этой деятельности. Считается, что важнейшими регламентами этого вида являются схемы информационных потоков и схемы документооборота, устанавливаю- щие рациональные связи между источниками и потребителями информации и пути ее циркулирования, а также определяющие перечень входных и выходных документов, источники их поступления и т. д. В УИС регламенты информационного обеспечения управления могут с успехом при- меняться для повышения эффективности деятельности как отдельных структурных подразделений, так и учреждения (органа) УИС в целом. В схеме информационных потоков для обозначения структурных подразделений и информационных данных, поступающих от источников к приемникам информации, ис- пользуются заранее установленные условные обозначения (индексы). Схема документооборота позволяет установить перечень входных и выходных доку- ментов, необходимых для решения конкретной задачи, источники поступления входных документов и адресаты выходных документов, а также периодичность составления и предоставления документов. При подготовке схем документооборота необходимо учитывать основной принцип организации документооборота (движения документов) - прохождение документом ми- нимального числа инстанций (прямоточность), который может быть обеспечен оптималь- ным разделением труда между конкретными исполнителями и должностными лицами (руководителями). Для определения рациональных маршрутов движения документов целесообразно использовать оперограммы процессов. Комплексное применение в практике управления учреждениями и органами ФСИН России обоснованных видов регламентов позволит повысить уровень управляемости и эффективность служебной деятельности сотрудников.
1. Vesnin E. V. Upravlenie chelovecheskimi resursami. Teoriya i praktika : uchebnik. M., 2015. 688 s
2. Kibanov A. Ya., Mamed-Zade G. A., Rodkina T. A. Upravlenie personalom. Reglamentaciya truda : uchebnik. M., 2003. 480 s
3. Kibanov A. Ya., Rodkina T. A. Tipovye formy reglamentov upravlencheskoy deyatel'nosti // Kadrovik. Kadrovoe deloproizvodstvo. 2009. № 7. S. 29-36
